Avviso a sostegno dei progetti di Ricerca Industriale e Sviluppo Sperimentale – 2023        

Programma Regionale FESR UMBRIA 2021 – 2027

O.S.1.1 – RICERCA E INNOVAZIONE – Azione 1.1.2   

Contributo concesso con Determinazione dell’Amministratore Unico di Sviluppumbria S.p.A. n. 666 del 16/12/2025 con le risorse di cui al Piano Sviluppo e Coesione (PSC) – Sezione speciale – Rimodulazione/riprogrammazione risorse Fondo per lo Sviluppo e la Coesione (FSC) 2014-2020 approvato con DGR n. 634 del 03/07/2024

Codice CUP: G49J23001600008

Partner di progetto: Euromedia S.r.l.

Contributo totale ammesso per il progetto collaborativo: € 215.123,25

Contributo ammesso per Digi4doc S.r.l.: € 139.707,46

Titolo del progetto collaborativo:  AI-DOC – Piattaforma Documentale basata su AI e BlockChain

Titolo del progetto di Digi4doc S.r.l.: Uso di AI per la classificazione e routing automatico in un sistema di gestione documentale

Data di inizio del progetto: 30/07/2025

Data prevista per la fine del progetto: 30/01/2027

Descrizione del progetto:

Il progetto collaborativo AIDOC intende realizzare una nuova, innovativa, flessibile piattaforma di gestione documentale in grado di superare tutti i limiti e i vincoli delle attuali piattaforme presenti sul mercato, attraverso l’utilizzo e lo sviluppo delle tecnologie di AI (Intelligenza artificiale) per la classificazione e l’assegnazione dei documenti ricevuti e le tecnologie di blockchain per la notarizzazione delle attività di workflow e delle approvazioni eseguite.

La piattaforma che si intende realizzare prevede, infatti, meccanismi innovativi di classificazione, smistamento e notarizzazione basati su tali tecnologie per garantire una rapida ed efficiente lavorazione delle pratiche e il tracciamento “notarizzato” in qualunque passo dei workflow.

Nell’architettura ipotizzata per la nuova piattaforma sono infatti presenti sistemi cognitivi per la ricerca avanzata e lo smistamento intelligente delle pratiche.

Le attuali piattaforme di mercato hanno una serie di vincoli e di lacune che il progetto mira a superare attraverso l’utilizzo di una serie di tecnologie innovative tra cui l’AI per massimizzare l’efficienza nella gestione e lavorazione delle pratiche e quella della blockchain per garantire la sicurezza e la notarizzazione dei documenti e dei vari step del workflow di gestione.

Un portale esterno accessibile dai clienti/cittadini ed una serie di connettori che consentono l’acquisizione dei documenti da diversi canali completano una piattaforma innovativa ed efficiente nella quale potranno essere istanziati dei verticali (flussi specifici di gestione documentale) di qualunque tipo.

Su questa piattaforma Digi4doc srl intende realizzare un TestVehicle denominato “Classificazione e Assegnazione automatica della corrispondenza e delle pratiche” in grado di sfruttare i moduli della piattaforma per realizzare un gestore di pratiche eterogenee.

Il TestVehicle acquisirà le pratiche/corrispondenza tramite vari canali/connettori (PEC, email, corrispondenza cartacea, sistemi esterni, etc.) e tramite il modulo di indicizzazione (con OCR/ICR incorporato) e il modulo del MOTORE AI consentirà di classificare e smistare la pratica all’Ufficio opportuno.

Nelle grandi aziende e nella Pubbliche Amministrazioni un sistema di questo tipo può essere paragonato ad un sistema di Protocollo Informatico dove lo smistamento è demandato ad un pool di persone che per competenza e conoscenza dei processi interni analizzano la corrispondenza in entrata e capiscono dove smistarla.

Questi processi decisionali sono altamente inefficienti per una serie di motivazioni (presenza di nuovi dipendenti con scarsa conoscenza delle pratiche e dell’organizzazione dell’Ente, assenze del personale, errori umani, etc.) e portano a degli errori grossolani nel processo di assegnazione e/o ritardi che possono mettere in grande difficoltà l’Organizzazione sia dal punto di vista amministrativo che, a volte, penale.

Grazie alla soluzione proposta si punta a far diminuire i tempi di smistamento delle pratiche in modo significativo.

Notice in support of Industrial Research and Experimental Development projects – 2023

UMBRIA FESR Regional Program 2021 – 2027

O.S.1.1 – RESEARCH AND INNOVATION – Action 1.1.2

Contribution granted with Resolution of the Sole Director of Sviluppumbria S.p.A. no. 666 of 12/16/2025 with the resources referred to in the Development and Cohesion Plan (PSC) – Special Section – Remodulation/reprogramming of resources from the Development and Cohesion Fund (FSC) 2014-2020 approved with Regional Government Resolution no. 634 of 07/03/2024.

CUP: G49J23001600008

Project partner: Euromedia S.r.l.

Total contribution allowed for the collaborative project: € 215.123,25

Contribution allowed for Digi4Doc S.r.l.: € 139.707,46

Title of the collaborative project: AI-DOC – Documentation platform based on AI and BlockChain

Title of the Digi4Doc S.r.l. project: Using AI for automatic classification and routing in a document management system

Project start date: 07/30/2025

Estimated project end date: 01/30/2027

Description of the project

The AIDOC collaborative project aims to create a new, innovative, and flexible document management platform capable of overcoming all the limitations and constraints of current platforms on the market. This platform leverages and develops AI (Artificial Intelligence) technologies for the classification and assignment of incoming documents, and blockchain technologies for the notarization of workflow activities and approvals.

The platform to be developed includes innovative classification, sorting, and notarization mechanisms based on these technologies to ensure rapid and efficient processing of documents and “notarized” tracking at any stage of the workflow.

The architecture envisioned for the new platform includes cognitive systems for advanced search and intelligent sorting of documents.

Current market platforms have a series of constraints and shortcomings that the project aims to overcome through the use of a series of innovative technologies, including AI to maximize efficiency in the management and processing of documents and blockchain to ensure the security and notarization of documents and the various steps of the management workflow.

An external portal accessible to customers/citizens and a series of connectors that allow document acquisition from various channels complete an innovative and efficient platform on which verticals (specific document management flows) of any type can be implemented.

On this platform, Digi4doc srl intends to develop a TestVehicle called “Automatic Classification and Assignment of Correspondence and Cases,” capable of leveraging the platform’s modules to create a heterogeneous case management system.

The TestVehicle will acquire cases/correspondence through various channels/connectors (PEC, email, paper correspondence, external systems, etc.) and through the indexing module (with built-in OCR/ICR). The AI ​​ENGINE module will classify and route the case to the appropriate office.

In large companies and public administrations, a system of this type can be compared to an IT protocol system, where sorting is delegated to a pool of people whose expertise and knowledge of internal processes analyze incoming correspondence and determine where to route it.

These decision-making processes are highly inefficient for a variety of reasons (new employees with little knowledge of the organization’s practices and organization, staff absences, human error, etc.) and lead to gross errors in the assignment process and/or delays that can cause significant administrative and, at times, criminal liability for the organization.

The proposed solution aims to significantly reduce processing times.